Một kết thúc tốt đẹp – Chuyển giao công việc

Chu toàn mọi thứ trước khi bước tiếp

Hãy sẵn sàng để chuyển giao công việc

Cuối cùng thì điều đó đã đến. Sau vài tháng làm việc chăm chỉ và tham dự hàng chục cuộc phỏng vấn, bạn đã được nhận công việc hằng mơ ước. Chỉ trong vài tuần ngắn ngủi nữa, bạn sẽ thay đổi phòng ban, hoặc công ty và nhận lãnh vai trò mới, với đồng nghiệp mới và trách nhiệm mới. Thành thật chúc mừng bạn.

Chuyển việc có rất nhiều điều đáng bàn, bất kể là do thăng chức, thay đổi phòng ban hoặc chuyển sang một tổ chức mới. Đó là quãng thời gian tuyệt vời, nhưng bạn có thể làm gì để giai đoạn chuyển giao nhẹ nhàng hơn và dễ dàng hơn cho cựu đồng nghiệp?

Quan trọng nhất là phải hoàn thành xong những công việc đang dang dở. Để chuyển giao công việc cho người khác, bạn cần phải liên tục cập nhật tiến độ của dự án, viết ra danh sách các công việc cho người kế nhiệm, và đánh dấu những nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào còn dang dớ.

Nếu bạn là quản lý và cấp dưới xin thôi việc, thách thức của bạn là làm sao đảm bảo cho người đó hoàn thành hết công việc và trách nhiệm trước khi chuyển đi.

Trong bài này, 15phut.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu tại sao phải “hoàn thành” công việc trước khi chuyển giao và đừng bao giờ để cấp trên, đồng nghiệp và người thay thế rối bời với một đống công việc còn ngổn ngang.

Phần 1: Hoàn thành

Tùy vào tình hình và công ty, bạn sẽ có khoảng vài tuần tới vài tháng hoặc hơn để chuẩn bị trước khi chuyển đi. Tốt nhất nên hoàn thành công việc càng nhiều càng tốt để khi chuyển giao, mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng và giúp đồng nghiệp quen với việc thay đổi này.

Làm được việc này sẽ giúp bạn lưu lại tiếng tốt trong công ty vì nếu chuyển sang bộ phận khác trong công ty, bạn vẫn phải làm việc với đồng nghiệp cũ cơ mà. Hoặc cấp dưới có thể trở thành khách hàng hoặc sếp của bạn trong 10 năm tới nên bạn phải luôn giữ mối quan hệ tốt với tất cả mọi người.

Vậy bạn nên làm gì trước khi chuyển đi?

• Cập nhật tất cả dự án đang làm: Tất nhiên là không thể hoàn thành tất cả dự án trước khi chuyển đi nhưng bạn nên cố gắng làm xong càng nhiều càng tốt, giúp người kế nhiệm dễ dàng quản lý công việc hơn.
• Chuẩn bị báo cáo cho người kế nhiệm: Liệt kê chi tiết những gì người đó cần phải biết: dự án sắp tới, khách hàng và thông tin liên lạc, những nhiệm vụ đã hoàn tất và cách làm, và tất cả những gì có liên quan.
• Đưa ra các gợi ý: Hãy nghĩ về những thứ bạn không biết khi mới bắt đầu vị trí này. Ví dụ, nếu bạn đang làm ở vị trí đặt hàng, bạn có thể phải mất  hàng tháng, có khi cả năm trời để tìm ra nhà cung cấp nào có thỏa thuận tốt nhất hoặc quy trình quản lý nào tiết kiệm thời gian nhất. Vậy sao không đưa cho người kế nhiệm những gợi ý này để họ xử lý công việc dễ dàng hơn?
• Sao ra một bản tài liệu: Khi chuyển phòng ban, nên mang theo một bản sao mềm tất cả các tài liệu bạn đã làm ở công việc cũ, có ghi chi tiết về thư mục và trạng thái của dự án đó. Nếu người kế nhiệm không bắt đầu công việc ngay khi bạn rời đi hoặc làm mất các tư liệu, bạn vẫn có thể giúp người đó mà không mất quá nhiều thời gian và ít gây phiền toái.
• Huấn luyện cho người kế nhiệm. Nếu có cơ hội đào tạo cho người kế nhiệm, bạn đã giúp cả sếp và người kế nhiệm trút bỏ căng thẳng và lo lắng về vị trí đó. Còn nếu vị trí của bạn vẫn chưa tìm được người thay thế, bạn có thể thử nói sơ với thành viên tạm thời thay thế vị trí của mình.
• Liên lạc với các đối tác: Thông báo cho khách hàng, nhà cung cấp và các nhân viên chủ chốt khác biết khi nào là ngày cuối của bạn, và họ sẽ liên lạc với ai sau khi bạn đi. Từ đó giúp các bên có liên quan không bối rối và phân vân khi cố liên lạc với bạn hoặc không được thông báo về thay đổi nhân sự

Phần 2: Nói chào tạm biệt

Với ít nhất 8 tiếng làm việc mỗi ngày, bạn dường như có mặt nhiều ở công ty hơn là ở nhà và có thể xem đồng nghiệp như bạn của mình. Thậm chí trong vài trường hợp, bạn còn có thể coi công ty là gia đình thứ hai nữa.

Ngay cả khi không gần gũi với đồng nghiệp, bạn cũng đã trải qua rất nhiều ngày tháng bên họ và nói tạm biệt thật khó khăn. Bạn không muốn nói ra những gì mà mình sẽ hối hận ngay sau đó.

Vậy tạm biệt thân mật và khôn khéo thì nên làm gì?

• Đừng khoác lác – Đừng quá khoe khoang về vị trí mới, về sự vui mừng được “ra khỏi đây” hoặc tự hào về mức lương mới. Đó là cách để lại ấn tượng không tốt cho đồng nghiệp vì họ là những người vẫn còn ở lại. Hãy thận trọng nhé.
• Nói lời cảm ơn – Hãy cảm ơn những người đã giúp đỡ bạn trong công việc. Cảm ơn những người mà nếu không có họ, bạn chẳng thể nào hoàn thành được công việc.
• Gửi thiệp cảm ơn – Đây là cách tạo ra ấn tượng tốt đẹp khi nói lời cảm ơn tới đồng nghiệp cả về phương diện cả nhân và đồng nghiệp. Một lần nữa, hãy chân thành cảm ơn về cách mọi người đã giúp đỡ bạn.
• Đừng nói xấu – Đừng nói xấu về bất kì ai. Hãy nhớ chuyển phòng hoặc chuyển công ty không có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ làm việc với người đó nữa. Có thể bạn sẽ chạm trán họ vào một dịp khác, ở một công ty khác và vai trò khác, đặc biệt khi bạn chỉ làm một ngành trong suốt cuộc đời mình. Hãy để lại ấn tượng tốt và đừng tạo ra kẻ thù trên đường mình đi.

Quản lý người ra đi.

Như đã đề cập ở trước, nếu bạn là quản lý và nhân viên của mình sắp ra đi, bạn phải tự thu xếp thách thức cho mình. Có thể người này đang mơ tưởng về công việc mới và không chú tâm vào vị trí hiện tại khiến ảnh hưởng tới toàn đội ở lại. Vậy thì bạn nên yêu cầu người đó đã hoàn tất nhiệm vụ trước khi rời đi. Tất nhiên rất khó để nhảy ngang vào một dự án đang chạy nên phải yêu cầu họ giữ mục tiêu và thời hạn hoàn thành.

Bạn nên làm gì để làm được điều đó?

• Kiểm tra thường xuyên: Không chỉ đưa thời hạn hoàn thành cho nhân viên sắp chuyển đi mà còn phải kiểm tra mỗi ngày hoặc vài ngày để cập nhật tiến độ của dự án.
• Yêu cầu lập ra “danh sách việc cần làm” – Nếu còn thời gian, hãy yêu cầu người đó viết ra bản danh sách các công việc quan trọng cần chuyển giao. Đâu là việc người kế nhiệm nên ưu tiên và tập trung thực  hiện trong tuần đầu tiên? Tháng đầu tiên?
• Đừng phân công việc mới – Đừng bao giờ giao quá nhiều dự án mới cho một người sắp chuyyển đi. Hãy tự tưởng tượng mình sẽ mệt mỏi cỡ nào nếu sắp chuyển đi mà sếp vẫn giao việc cho mình. Nếu có thể, hãy yêu cầu người đó hoàn thành công việc hiện tại và giao dự án mới cho các thành viên khác trong nhóm.
• Tổ chức buổi tiệc chia tay – Nếu có thể, hãy tập hợp mọi người lại chỗ ngồi của người ra đi trong ngày cuối cùng để cảm ơn họ vì đã làm việc chăm chỉ và giúp công ty thành công. Nếu bạn không biết rõ về người đó thì có thể nhờ một thành viên khác trong nhóm nói lời tạm biệt. Bạn cũng có thể tặng người đó một món quà hoặc một tấm thiệp. Điều đó tạo nên ấn tượng rất đẹp.

Điểm cốt lõi:

Chuyển giao công việc là một nhiệm vụ khá căng thẳng nhưng vẫn có thể xoay sở để để giảm thiểu ảnh hưởng lên bạn và toàn nhóm. Hãy tỏ ra chu đáo và để lại ấn tượng tốt vì bạn sẽ chẳng bao giờ biết mình có cơ hội làm việc với mọi người  lần nữa hay không. Cũng không nên khoe khoang hoặc phàn nàn nhiều khi rời đi.

Nếu đang quản lý một nhân viên sắp nghỉ việc, hãy nhớ rằng người đó còn rất nhiều việc phải làm nên bạn có thể giao việc, nhưng phải hợp lý và giúp đỡ nhân viên đó khi cần. Lập danh sách ưu tiên các công việc hiện tại để người mới có thể khởi đầu với tập trung hoàn toàn rõ ràng.

(source:http://15phut.vn/ky-nang-nghe-nghiep/mot-ket-thuc-tot-dep-chuyen-giao-cong-viec)